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Digitale Transformation

Dokumentenmanagement von DocuWare

Im Büro oder unterwegs: Dokumentenmanagement ist Ihr digitaler Schreibtisch fürs Ablegen, Finden und Bearbeiten von Dokumenten

DocuWare ist ein revisions- und rechtssicheres Dokumentenmanagement. In einem Dokumenten-Pool können Sie Dokumente und E-Mails speichern und sparen so Papier, Platz und damit auch Kosten. Den Zugang zu bestimmten Daten können Sie auf spezifische Personen beschränken und schützen so vor Manipulation. Ihre Mitarbeiter können lokal am Arbeitsplatz oder mobil auf Dokumente zugreifen und garantieren so kürzere Bearbeitungszeiten. Geschäftsprozesse können intuitiv ablaufen und gesteuert werden, sodass mehr Zeit für Produktivität bleibt. Die effiziente Auswertung mit Hilfe digital abgebildeter Prozesse macht es möglich, diese zu optimieren.

 

5 Gründe warum unsere Kunden das DMS einsetzen:

  1. Effizientere Workflows schaffen
  2. Kosten sparen und Inkassovorgänge verbessern
  3. Enorme Zeitersparnis
  4. Unternehmerische Risiken minimieren durch Einhaltung der gesetzl. Bestimmungen
  5. Mehr Transparenz ermöglichen

Verabschieden Sie sich vom Papier

Die Digitalisierung von papierbasierten Dokumenten ist der erste Schritt in Richtung digitale Transformation und die schnellste Möglichkeit, wirksame Einsparungen zu erzielen.

Unternehmen können durch den Umstieg von manuellen, papierbasierten Prozessen auf digitale Verfahren beträchtliche Kosteneinsparungen erreichen.

Durch die Reduzierung papierbasierter Dokumente profitiert Ihr Unternehmen von den wesentlichen Vorteilen:

  • Kostensenkung
    Die Einsparungen gehen weit über die reinen Papierkosten hinaus. Das Suchen und Finden von Dokumenten verschlingt bei Ihren Mitarbeitern enorm viel Zeit. Ebenfalls lassen sich extrem hohe Einsparungen durch den Wegfall sperriger Aktenschränke und die Freigabe großflächiger Lagerbereiche erzielen.
  • Erhöhte Sicherheit (DSGVO konform)
    Beschränken Sie den Zugang zu bestimmten Dokumenten und Daten auf spezifische Personen.
  • Beschleunigung der Prozesse
    Reduzieren Sie die Durchlaufzeiten bei täglich anfallenden Prozessen in der Buchhaltung,
    der Personalabteilung, dem Vertrieb sowie bei weiteren Kerngeschäftsabläufen.

 

Extrem einfache Bedienung

Das Dokumentenmanagement System ist extrem einfach zu bedienen und unterscheidet sich in den Abläufen in vielen Fällen nicht vom papiergebundenen Ablauf - es ist jedoch digital und dadurch schneller und von überall aus nutzbar.

Effizienter werden durch Prozessautomation

Die Prozessautomation ist ein wesentlicher Baustein in der digitalen Transformation. Die sichere Erfassung, Indexierung, Weiterleitung und Archivierung von Daten über integrierte Systeme ist das Lebenselixier moderner Unternehmen und bringt folgende Vorteile mit sich:

  • Produktivität ankurbeln
    Erstellen Sie Workflows und arbeiten Sie mit vorhandenen Ressourcen schneller und einfacher.
  • Risikien vermeiden
    Legen Sie Regeln und Standards fest, die mehr Sicherheit und Kontrolle für geschäftskritische Daten bieten. Verletzte Regeln werden sofort gemeldet, sodass Sie schnell und gezielt darauf reagieren können.
  • Gewinn steigern
    Sie erreichen nicht nur eine Effizienzsteigerung durch Kosteneinsparungen. Dank der beschleunigten Bearbeitung bleibt Raum für innovative Aufgaben, die zu Umsatz- und Gewinnsteigerungen beitragen.

Ein einfaches Beispiel: Rechnungsfreigabe

Erfassen Sie papierbasierte oder digitale Rechnungen und indexieren Sie die entsprechenden Daten ganz ohne manuelle Eingaben.  Anschließend können Sie sie über eine vorgegebene digitale Warteschlange – basierend auf Kostenstellen, Beträgen, Auftragsnummern und anderen Variablen – weiterleiten. Die Freigabe erfolgt elektronisch und ist somit deutlich schneller als wenn Sie Papier durchs Unternehmen tragen. Sie können jederzeit einsehen, auf welchem digitalen Schreibtisch sich die Rechnung gerade befindet, können Skontofritsen wahren und halten die gesetzlichen Bestimmungen ein.

 

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Dokumentenmanagement der nächsten Generation

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